町内会の活動や行事をスムーズに進めるためには、住民への周知と協力が不可欠です。
そこで役立つのが「回覧板」。
本記事では、回覧板に使えるお願い文や案内文の例を目的別にご紹介します。
地域のつながりを大切にしながら、伝わりやすく、協力を得られる文章づくりのヒントとしてご活用ください。
町内会回覧のお願い文例集
地域行事の案内と協力をお願いする文例
拝啓 初春の候、皆さまにはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、下記の通り○○町内会主催の夏祭りを開催いたします。
当日は準備や会場設営など、お手伝いいただける方を募集しております。
地域の交流の場として、ぜひ皆さまのご参加・ご協力をお願いいたします。
集金の依頼に使える挨拶文と主文
拝啓 新緑の候、皆さまにはますますご健勝のことと存じます。
平素より町内会活動にご理解・ご協力を賜りありがとうございます。
このたび、○○年度の町内会費の集金を行いますので、下記の通りご対応いただきますようお願い申し上げます。
防災活動の重要性を伝えるお願い文
拝啓 残暑厳しき折、皆さまにはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
近年の災害発生状況を踏まえ、町内会では防災訓練を実施する運びとなりました。
大切な命と暮らしを守るため、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
回覧板活用のポイント
回覧板の基本的な構成と書き方
基本的には「宛名」「時候の挨拶」「本文（要件）」「日付・署名」の4点を押さえると丁寧な文書になります。
時候の挨拶を活用した文作成法
季節に応じて「新春の候」「晩夏の候」などを使うと、やわらかい印象になり、丁寧な印象を与えることができます。
地域特有の文例の紹介
地域によっては方言や独自の行事があるため、地元らしさを活かした文例にすることで親しみやすさが増します。
効果的なあいさつ文の選び方
季節に合わせた挨拶の文例
春：桜花の候／夏：盛夏の候／秋：紅葉の候／冬：寒冷の候 などを文頭に使うと好印象です。
役員からの一言を加えるポイント
「皆さまの日頃のご協力に感謝しております」などの一言を添えると信頼感が生まれます。
住民参加を促すための文書構成
目的・日時・場所・お願い・連絡先の順で構成し、箇条書きを用いるとよりわかりやすくなります。
自治会活動に必要な回覧板の例文
年度毎の活動予定を知らせる文書
○○年度の年間予定について、下記の通りお知らせいたします。
ご確認のうえ、今後のご参加・ご協力をよろしくお願いいたします。
地域の健康イベントの案内文例
来る○月○日（日）に、○○公民館にて「健康講座」を開催します。
健康づくりのきっかけとして、皆さまのご参加をお待ちしております。
実施報告と参加への感謝文
先日は○○行事にご参加いただき、誠にありがとうございました。
皆さまのおかげで無事終了することができました。今後ともよろしくお願いいたします。
回覧板の配布方法とその重要性
時間をかけずに回覧板を回す方法
配布順序を明記し、期限を記載することでスムーズな回覧が可能です。
効果的な配布ルートの考え方
班ごとの配布や近隣順に回すなど、合理的なルート設定が効率化につながります。
住民からの回答を促す文面
「〇日までにご返信をお願いします」や「回覧後、下記連絡先までご一報ください」といった表現を添えると効果的です。
集金時のお願い文例集
集金のお願いに必要な文書の構成
「時候の挨拶」「集金の目的」「金額」「支払い方法」「締切日」「問い合わせ先」を記載します。
誠実さを伝えるための表現法
「ご負担をおかけしますが」「ご理解のほどお願い申し上げます」など、柔らかな表現を使うと好印象です。
集金の時期と具体的な日時の記載方法
「○月○日から○月○日までの間に、○○さん宅にて受付いたします」など、明確な期間を伝えましょう。
地域行事の案内文作成のコツ
行事の目的を明確にする方法
「地域交流を深めるため」「防災意識を高めるため」など、目的を明記すると納得感が増します。
参加を促すための効果的な文面
「ぜひご家族そろってご参加ください」「お子さま連れも大歓迎です」などの表現で親しみを出しましょう。
開催日時や場所の的確な記載法
日付・曜日・時間・場所を明記し、「雨天時の対応」も加えておくと安心です。
防災に関する支援文例集
地域の防災訓練のお願い文
災害発生時の対応を学ぶため、○月○日（日）に○○小学校にて防災訓練を実施します。
皆さまの積極的なご参加をお願いします。
防災意識向上のための活動案内文
○○町内会では、防災意識向上のため、防災グッズの展示会を開催します。
日々の備えを見直すきっかけにぜひご覧ください。
災害時の連絡体制についての文書
災害発生時の連絡手段や避難所情報などを記載した緊急連絡網を作成しました。
内容をご確認いただき、ご家庭にも掲示をお願いします。
文書作成のためのテンプレート集
基本テンプレートのカスタマイズ方法
「拝啓＋時候の挨拶＋主旨＋お願い＋締めの言葉」で構成すると、汎用性の高い文書が作れます。
回覧板用のテンプレート事例
件名／本文（日時・場所・目的・連絡先）をまとめたシンプルな形式のテンプレートを活用しましょう。
事例を参考にした文章の作成法
過去の文書や他の地域の例を参考にしながら、自分たちの地域に合った言葉づかいにアレンジすることが大切です。
まとめ
町内会の回覧板は、地域住民との大切なコミュニケーションツールです。
目的に合わせた文例や、分かりやすく丁寧な表現を心がけることで、住民の理解と協力を得やすくなります。
この記事が、効果的な回覧文作成の一助となれば幸いです。
